Kallelse till extrastämma i BRF Lillhagsparken 2
Notice of Extraordinary General Meeting
For further information in English, please use online translation services

27 oktober 2024 10.00
Restaurang Eken, Lillhagsparken 17A

Anledning till extrastämma:
Då föreningen inte har haft möjlighet att behandla Årsredovisningen för 2023 samt tillhörande punkter, kallas härmed alla medlemmar till extrastämma. Vi har tidigare informerat om att extrastämman skulle ske senare på hösten, men då Årsredovisningen äntligen blev klar valde vi att kalla till ett tidigare tillfälle. Styrelsen passar också på att muntligen rapportera kring de motioner som behandlades vid ordinarie stämma i juni och hur arbetet fortlöpt.

Dessutom lägger styrelsen två stycken så kallade propositioner eller förslag från styrelsen till medlemmarna att ta ställning till.
Dessa två kommer att skickas ut senast 2 veckor (enligt stadgarnas angivna tidsfrist) före mötet då de i skrivande stund inte är helt färdigskrivna.

Det första förslaget handlar om att varje hushåll själva får ansvar för snöskottning kring sin entré och trappa. Styrelsen har sagt upp snöröjningsavtalet för trappor, entréer och gångar i området då det har varit mycket kostsamt och dessutom ofta utförts för sent. Flera medlemmar har redan skottat rent när snöröjarna har kommit.

Det andra förslaget handlar om att införa så kallad självförvaltning i föreningen. Detta innebär i korthet att alla medlemmar som deltar i självförvaltningsarbetet inom exempelvis trädgårdsskötsel eller viss snöröjning kan erhålla en skattefri rabatt på sin avgift. Detta vill vi införa för att dels kunna utföra mer arbete inom föreningen för att sänka kostnader, men framförallt höja kvalitéten på arbetet. Vi har inte varit nöjda med utförandet under året på exempelvis gräsklippning, snöröjning och liknande. Vi tror också på att det ska utgå ersättning till de som ställer upp för föreningen.
En utförlig text kommer att komma inför stämman, men om du vill läsa mer om Självförvaltning finns det information här: Skatteverket och Bostadsrätterna.

Observera att inga andra punkter lyfts på dagordningen. I övrigt finns det möjlighet att ställa frågor till styrelsens representanter, men då utanför mötets struktur. Om medlem önskar företrädas av en närstående eller annan medlem i föreningen finns möjlighet att lämna fullmakt enligt stadgarna 43 §. Vissa regler gäller i samband med detta. Kontakta styrelsen om du behöver hjälp att skriva fullmakt.

Välkommen kl 10.00 - Vi bjuder på fika vid ankomst. Mötet startar 10.15.

Vänligen,
Styrelsen

Dagordning extrastämma 27 oktober 2024

1. Extrastämmans öppnande.
2. Godkännande av dagordning.
3. Val av stämmoordförande.
4. Anmälan av stämmoordförandes val av protokollförare.
5. Val av två justeringspersoner tillika rösträknare.
6. Fråga om stämman blivit behörigen utlyst.
7. Fastställande av röstlängd.
8. Föredragning av årsredovisning 2023.
9. Föredragning av revisionsberättelsen.
10. Beslut om fastställande av resultaträkning och balansräkning.
11. Beslut om användande av uppkommen vinst eller täckande av förlust enligt fastställd balansräkning.
12. Beslut i fråga om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter.
13. Återrapportering av uppdrag.
    13.1 Utbyggnad av uteplatser.
    13.2 Inglasning av uteplatser.
    13.3 Farthinder i området.
14. Propositioner.
    14.1 Proposition om medlems ansvar för snöröjning vid entréer och trappor.
    14.2 Proposition om införande av självförvaltning.
15. Mötets avslutande.

Vatten/värme avstängd på hus 34 på okänd tid på grund av läckage. Felsökning och åtgärder pågår. 

/Styrelsen och K&B Förvaltning

Kära medlemmar, 

På lördag kommer vi samlas kl 10.00 vid cykelhuset (36B) för att fördela arbetsuppgifterna för fixardagen.
En från styrelsen kommer att vara ansvarig för varje arbetsgrupp och det är viktigt att vi följer planen som vi gjort upp.
Vi serverar Korv (vanlig/kyckling/veg) med bröd, kaffe/te med hembakt vid 11.45 vid cykelhuset.

OBS! Påminner om p-förbud mellan kl 10-13 längs skogskanten samt platserna 36, 37 och 38 som ska flyttas.
Ett påminnelse-sms går ut på lördag morgon. Ställ bilen på den nya parkeringen (avgift) eller använd grusytan vid äldreboendet.

Vi vill dela med oss av arbetsuppgifterna i förväg denna gången så att man kan fundera på vad som passar en själv. Påminner också om att klä sig i oömma kläder/arbetskläder som passar uppgifterna.

• Trimma ogräs längs parkeringen mot skogen - 2 pers (Jimmie instruerar maskiner)
  
• Betongkrukor + ”flytta parkeringar” – 4 starka personer att lyfta dem på plats + folk att fylla/arrangera dem (Bülent & Jenni arbetsleder)
• Rensa ogräs mellan stenplattor och runt husen – 6 pers (Mahdad arbetsleder)
• Borsta rent inomhus, soprum och andra gemensamma utrymmen. (Mahdad arbetsleder)
• Borsta rent/plocka skräp utomhus vid teknikrummet, p-platser och där det behövs. (Mahdad arbetsleder)
• Lägga på jord och näring i alla häckar. + ev. fylla sandbehållare (Thomas arbetsleder)
• För barnen (om de inte vill hjälpa sin förälder): Rensa spindelväv!

Det är många som anmält sig och vi tror att vi hinner med allt under dagen! Har du ännu inte anmält dig så är du välkommen oavsett såklart, vi kokar lite extra kaffe.

Håll tummarna för torrt väderlek! Välkomna!

/Styrelsen

Fixardag 28 september

Som vi tidigare informerat har vi återigen en fixardag lördagen den 28 september mellan kl 10-13 då vi passar på att fixa i vår utemiljö, städa gemensamma ytor m.m. Dessutom bjuder vi på grillad korv, kaffe/te och kaka. Anmäl dig så vet vi hur mycket som ska köpas in och vilka arbetsuppgifter vi hinner med. 
Mejla styrelsen@brflillhagsparken2.se och meddela oss ungefär hur många som deltar från ert hushåll.

Samling kl. 10.00 vid hus 36/Cykelrummet för gemensam uppstart. Det är viktigt att checka in där så att du vet vilken arbetsuppgift du ska fokusera på.

OBS - Viktig information: 
Alla parkeringsplatser längs med skogen samt plats 36, 37 och 38 ska lämnas tomma mellan kl. 10.00 och 13.00 på grund av risk för skador vid trimning av gräset och för att vi ska sopa rent längs kantstenen. Parkera din bil tillfälligt på stadens parkeringar i området alt. använd grus-tomten vid äldreboendet.
Gällande plats 36, 37 och 38 kommer dessa att "flyttas ner" mot gatan för att ge bättre utrymme mellan bil och fasad samt ge boende i direkt anslutning till dessa en bättre komfort gällande insyn och integritet.

Information in English:

All parking spaces along the forest line, as well as spaces 36, 37 and 38 must be left empty from 10.00-13.00 on september 28th.

Kära medlemmar,
Här följer mycket viktig information från styrelsen.
Very important information from the board. For further information in english, please use online translation services.

Eftersom företaget Huskoncept/Stjernplan som byggde våra hus har gått i konkurs kommer alltså inga åtgärder på garantiärenden att genomföras just nu. Detta har vi meddelat tidigare. 
Här kommer styrelsens planering för hantering av garantiärenden inför 2-årsbesiktningen den 16 okt.

Processen som följer ser ut ungefär såhär:

Fram till 11 okt - alla medlemmar anmäler garantiärenden till Garantio som vanligt.
OBS! Har du redan anmält ett fel behöver du inte anmäla det igen. Om du inte vet ifall du anmält ett fel kan du söka i din epost-inkorg efter mejl från "Envise" där du sedan kan se ditt ärendenummer och begära en inloggning till Garantios portal Envise för att läsa vad du felanmält och status på ärendet. Om du inte hittar eller är osäker, gör en anmälan till Garantio och fråga dem i samband med samtalet. 
OBS! Sista dag för nya anmälningar till Garantio är den 11 okt då vi behöver några dagar för att sammanställa alla tidigare och nyinkomna anmälningar. 

Länk Till Garantio

16 oktober - föreningen genomför 2-årsbesiktningen 
Onsdagen den 16 oktober genomförs 2-årsbesiktningen, där en extern besiktningsman, tillsammans med representanter från föreningen, besiktigar hela bygget inkl. alla lägenheter. Denna dag behöver du antingen vara hemma och visa fel du vill påpeka till besiktningsmannen eller lämna en nyckel till föreningen för tillträde. Detta är en obligatorisk åtgärd och föreningen har rätt att få tillgång till din lägenhet denna dagen. Om du inte lämnar tillträde till lägenheten kan föreningen enligt lag och praxis begära handräckning från myndigheter för tillgång vid senare tillfälle där ev. tillkommande kostnader belastar dig. Det är alltså viktigt att vi hjälps åt denna dagen för att slippa merarbete och merkostnader. Mer information om nyckelinlämning kommer längre fram.

Du som hyr ut din lägenhet i andra hand måste informera dina hyresgäster om att föreningen ska ha tillträde till lägenheten. Det är dock viktigt att Du, som innehavare, tar ansvar för att anmäla felen till Garantio.

Eftersom besiktningsmannen ska hinna med 44 lägenheter och hela fastigheten i övrigt kommer det att gå undan med maximalt 5-10 min per lägenhet. Märk gärna de fel du vill påpeka och/eller har anmält tidigare med post-its eller något synligt för att snabba på processen vid besöket oavsett om du är hemma eller inte. Du kan också förbereda en lista för dig själv så att inget missas.

Kontrollera gärna funktionen på följande:
Ventilationssystem - Både Kök/Badrum samt Övriga fläktar. Fungerar alla fläktar? Förekommer det läckage?
Golvvärme/element - Har du en jämn uppvärmning i golvet/elementen? Läckage? OBS! Värmesystemet är ej aktivt ännu, men aktiveras så snart hösten infinner sig.
Fönster/dörrar - Fungerar alla dörrar och fönster normalt? Läckage?
Kök/Badrum - Läckage i kranar/rör/anslutningar, sprickor i kakel m.m.? WC, dusch m.m.
Förrådet - Glöm inte att kontrollera ditt förråd så att lås och belysning fungerar.

Vitvaror - anmäls inte till Garantio. Läs mer här: https://www.brflillhagsparken2...

Fler tips på vad du ska kontrollera kan du hitta här: Checklista
Detta är en mycket omfattande lista, men kan ge tips så att du inte missar något invändigt.

Efter 16 oktober - Styrelsen upphandlar entreprenör för att åtgärda felen
Efter besiktningen är avslutad och styrelsen tagit emot besiktningsprotokollet upphandlar och planerar vi för åtgärdande av alla fel som besiktningsmannen bedömt som garantifel.
Övriga fel som ej anses vara byggarens ansvar får styrelsen ta ställning till huruvida dessa är på föreningens ansvar eller på medlemmens ansvar.

Efter avslutad besiktning och åtgärdande av fel
Styrelsen söker ersättning för åtgärdskostnaderna från försäkringen som tecknades i samband med byggnationen.

Vi hoppas att planeringen håller, men snabba förändringar kan ske varför det är viktigt att man håller sig uppdaterad och läser all kommunikation från föreningen.

Slutligen vill vi bara säga att detta innebär en stor arbetsbelastning på styrelsen och vi ber därför att medlemmarna följer alla direktiv ovan och underlättar arbetet så mycket som möjligt. Det kan också innebära att annat arbete som styrelsen också måste göra kan dröja (ex. beslut från årsstämman), det är viktigt att vi hjälps åt för att hantera detta smidigt. Undvik att belasta styrelsen med andra typer av frågor och ärenden under de kommande månaderna. Svar på sådana frågor och ärenden kommer att dröja. 

Med vänliga hälsningar,

Styrelsen